Để tổ chức một chương trình du lịch MICE, cụ thể là du lịch hội nghị , hội thảo thành công yêu cầu đơn vị tổ chức phải chuyên nghiệp, nhanh nhạy trước những yêu cầu của khách hàng, có kế hoạch cụ thể và chu đáo đến từng chi tiết để mang lại sự hài lòng cao nhất. Dưới đây là 10 bước thực hiện tổ chức chương trình du lịch hội nghị hội thảo mà Vietlink Tour & Event muốn chia sẻ với đông đảo quý khách hàng.

Để tổ chức chương trình du lịch hội nghị, hội thảo, đơn vị tổ chức tour phải chuyên nghiệp và luôn nhanh nhạy trước mọi yêu cầu của khách hàng

Bước 1: Làm việc với khách hàng
Xác định yêu cầu của khách hàng đối với chương trình (phương tiện đi lại, điểm đến, khách sạn, điểm tham quan, các chương trình giao lưu, ăn uống…), lên lịch trình khoa học, phù hợp nhất với yêu cầu của khách hàng.


Bước 2 : Đàm phán, ký kết hợp đồng
Dựa vào yêu cầu của khách hàng, phác thảo lịch trình dự kiến. Tư vấn cho khách hàng các loại dịch vụ phù hợp nhất và đàm phán chi phí.

Bước 3: Khảo sát thực địa
Nếu cần thiết thì đơn vị tổ chức nên cử người đi khảo sát thực địa trước, làm việc với phía địa điểm tổ chức chương trình để đảm bảo phòng hội trường, các thiết bị hỗ trợ sự kiện, khách sạn lưu trú, dịch vụ… được đảm bảo theo đúng yêu cầu và giảm thiểu mọi tình huống phát sinh.

Địa điểm tổ chức du lịch hội nghị, hội thảo phải đảm bảo tiểu chuẩn và chất lượng cao

Bước 4: Nhận danh sách khách hàng tham dự
Nhận danh sách khách tham dự từ phía đối tác, tương ứng với đó sắp xếp phòng ở và phương tiện đi lại cho phù hợp. Nếu là chương trình du lịch hội nghị, hội thảo tổ chức ở nước ngoài thì phải đảm bảo các thủ tục cần thiết đầy đủ trước ngày khởi hành.

Bước 5: Lập đội tổ chức và lên kế hoạch chi tiết
Lập đội tổ chức và lên kế hoạch chi tiết từ thời gian, địa điểm, nội dung chương trình, phần văn nghệ giao lưu, gala dinner, trò chơi hay các hoạt động tập thể v…v… Đội trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm cao nhất, phân công công việc cho từng người: người lo về mặt cơ sở vật chất, người lo nội dung chương trình, người chịu trách nhiệm quản lý khách tham dự…
Gửi lịch trình chi tiết đã ấn định cho bên đối tác để họ nắm bắt và không bị động.

Kế hoạch tổ chức với dự kiến hội trường, thiết bị hỗ trợ phải đầy đủ, tránh mọi sự cố dù nhỏ nhât

Bước 6: Triển khai kế hoạch
Đến ngày khởi hành, đội tổ chức có mặt và triển khai kế hoạch. Một vài người sẽ có mặt trước ở điểm hẹn để làm công tác chuẩn bị được chu đáo. Số người con lại theo dẫn đoàn, kiểm số người và đảm bảo giờ giấc theo đúng kế hoạch, nếu có tình huống phát sinh thì phải nhanh chóng xử lý kịp thời. Đoàn du lịch mice ,du lịch hội nghị, hội thảo thường có số lượng lớn nên việc chậm chễ rất hay xảy ra, tuy nhiên người tổ chức phải biết lường trước mọi tình huống trước khi lên kế hoạch chi tiết để đảm bảo tiến độ chương trình vẫn diễn ra hợp lý.

Bước 7: Sắp xếp, tổ chức đoàn
Sau khi đoàn đã di chuyển đến điểm đến, sắp xếp nhanh chóng và hợp lý các phòng theo danh sách ban đầu. Phổ biến lại lịch trình để khách tham dự có mặt đúng giờ diễn ra chương trình.

Bước 8: Chạy chương trình
Trước giờ chương trình bắt đầu, đảm bảo công tác chuẩn bị banner, phông nền, trang trí, hệ thống âm thanh ánh sáng, máy tính, tài liệu hỗ trợ… đều sẵn sáng. Trong buổi hội nghị, hội thảo diễn ra, luôn theo sát và kịp thời có những thay đổi nếu xảy ra trường hợp ngoài dự kiến.

Bước 9: Các chương trình phụ
Nếu chương trình có thêm hoạt động vui chơi, giao lưu hay có các tour nhỏ thăm quan những địa điểm nằm gần khu vực tổ chức hội nghị, hội thảo thì cần đảm bảo hướng dẫn viên và đội hỗ trợ luôn đầy đủ để hướng dẫn cho khách. Cố gắng nhất để làm hài lòng khách tham dự và luôn tạo không khí vui vẻ, thân thiện.

Các chương trình phụ hấp dẫn giúp các khách tham dự có thời gian nghỉ ngơi sau những giờ làm việc căng thẳng

Bước 10: Kết thúc chương trình

Kết thúc chương trình, chia tay khách. Chuẩn bị trước các bản thăm dò ý kiến để lấy nhận xét của khách hàng, họp rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau được thành công hơn.

[/b]