Quản lý khách sạn vốn là hoạt động hết sức phức tạp. Để quản lý khách sạn, nhà nghỉ một cách trơn tru, đòi hỏi quy trình quản lý phải khoa học. Tham khảo bài viết phía dưới để nắm bắt quy trình quản lý khách sạn cơ bản mà các chủ khách sạn cần phải nắm rõ.
Quy trình quản lý khách sạn
Bước 1: Thông qua các kênh bán phòng trực tuyến như OTA, website, facebook,...hay kênh bán phòng trực tiếp tại lễ tân, bộ phận kinh doanh sẽ nhận được thông báo khi khách hàng có yêu cầu sử dụng dịch vụ đặt phòng tại khách sạn. Tại đây nhân viên kinh doanh, lễ tân sẽ tiến hàng kiểm tra tình trạng phòng, để ghi nhận/từ chối yêu cầu từ khách hàng. Nếu yêu cầu được ghi nhận, quy trình sẽ chuyển qua bước 2
Xem thêm: Kênh quản lý bán phòng trực tuyến hiệu quả
Bước 2: Bộ phận kinh doanh sau khi ghi nhận yêu cầu từ khách hàng sẽ chuyển đặt phòng, dịch vụ qua bộ phận lễ tân. Tại đây, bộ phận lễ tân sẽ thực hiện các thao tác đặt phòng, gán phòng, thực hiện check-in, check out cho khách hàng.
Bước 3: Trong thời gian lưu trú, sẽ phát sinh thêm nhiều nhu cầu dịch vụ khác tại khách sạn như nhà hàng, spa, hàng hóa,... Lễ tân có trách nghiệm cập nhật liên tục các chi phí phát sinh một cách chính xác để thuận tiện cho việc thanh toán của khách hàng khi thanh toán trực tiếp hoặc chuyển bill về phòng.
Bước 4: Cuối ngày, bộ phận kế toán tài chính thực hiện rà soát lại tất cả các giao dịch và doanh thu khách sạn trong ngày.
Bước 5: Nếu phát hiện sai sót về chi phí sau khi đã kiểm tra ở bước 4, bộ phận kế toán - tài chính sẽ thông báo tới bộ phận thu ngân để điều chỉnh.
Bước 6: Sau khi thực hiện việc theo dõi cập nhật chính xác và đầy đủ các dịch vụ sử dụng của Khách hàng trong thời gian lưu trú tại khách sạn, Bộ phận thu ngân tiến hành thực hiện công việc thanh toán nhanh chóng.
Bước 7: Thu ngân chuyển toàn bộ hóa đơn chứng từ về bộ phận kế toán.
Bước 8: Các bộ phận khác như Spa, nhà hàng,.. có nhiệm vụ phải cung cấp chứng từ liên quan đến bộ phận kế toán.
Bước 9: Các bộ phận “Quản lý vật tư” và “văn phòng” tổng hợp mọi chi phí, chứng từ phát sinh liên quan và gửi về bộ phận kế toán. Tại đây, bộ phận kế toán có nhiệm vụ tổng hợp, ghi chép, theo dõi, lưu trữ mọi chứng từ liên quan từ các phòng ban gửi đến và hoàn thành tốt các nghiệp vụ liên quan đến công việc phòng ban mình.
Bước 10: Sau khi hoàn thành việc sử dụng dịch vụ, khách hàng trả phòng, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ tiến hành lưu trữ, lập kế hoạch chăm sóc khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ tại khách sạn.
Tối ưu hóa quy trình quản lý khách sạn
Đảm bảo quy trình quản trị phía trên chính là yếu tố cần để khách sạn có thể hoạt động trơn tru và hiệu quả nhất. Hiện nay, các khách sạn, nhà nghỉ thường sử dụng phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp nhằm tối giản hóa quy trình quản lý trên, đồng thời tiết kiệm một khoản chi phí lớn vốn dành để sử dụng thuê nhân viên. Thay vì hệ thống quản lý cần sự phối kết hợp của nhiều bộ phận như kế toán - tài chính, kinh doanh, chăm sóc khách hàng,... thì việc sử dụng phần mềm quản lý, các nghiệp vụ phòng, nhà hàng, bar, hàng hóa, nguyên vật liệu,...chỉ nằm gọn trong một vài tác vụ mà một vài nhân viên hoàn toàn có thể xử lý.
Phần mềm quản lý khách sạn ManMo 3H
Phần mềm quản lý khách sạn ManMo 3H là phần mềm quản lý được xây dựng và phát triển bởi Công ty cổ phần Công nghệ số Mantan Việt Nam.
Các tính năng của phần mềm được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế của chủ khách sạn trong hoạt động quản lý, dưới sự tham vấn và hỗ trợ của các chuyên gia đầu ngành về lĩnh vực quản lý tài sản và lưu trú.
Hiện nay, ManMo 3H đã được gần 2.000 khách sạn trên cả nước tin tưởng và sử dụng trong hoạt động quản lý.
Tính năng của phần mềm quản lý khách sạn online ManMo 3H
Cho phép chủ khách sạn quản lý đồng thời nhiều cơ sở trên cùng một tài khoản
Cập nhật được tình trạng phòng liên tục, dễ dàng nắm bắt được có bao nhiêu phòng trống, bao nhiêu phòng có khách, bao nhiêu phòng bẩn.
Quản lý, kiểm tra được thông tin khách hàng nhanh chóng, thời gian thực check-in, check-out của khách.
Có thể phân quyền cụ thể và dễ dàng kiểm tra nhật ký thao tác của nhân viên trên phần mềm
Xem được tất cả các báo cáo doanh thu, phiếu thu chi, công nợ, hỗ trợ bộ lọc thông tin và xuất file excel.
quy-trinh-quan-ly-khach-sam
Theo dõi, giám sát được tình hình hoạt động của khách sạn. Để từ đó có các phương án điều chỉnh kịp thời.
Quản lý quán bar, nhà hàng một cách đơn giản khoa học. Cùng các chức năng gọi đồ và thanh toán, cho phép chuyển hóa đơn giữa các bàn hoặc chuyển vào phí sử dụng của khách thuê phòng.
Cho phép quản lý kho hàng hóa, dịch vụ, kiểm soát hàng tồn kho.
Đồng thời, phần mềm quản lý khách sạn ManMo 3H còn hỗ trợ hoạt động chăm sóc khách hàng như nhanh chóng ghi nhận kịp thời các phản hồi của của khách hàng về dịch vụ phòng, các vấn như phát sinh như báo hỏng, báo lỗi,... triển khai các chương trình khuyến mãi ngay trên hệ thống.
Điều đặc biệt là tất cả các tính năng trên đều có thể dễ dàng thực hiện thông qua mọi nền tảng máy tính và di động, tại bất cứ nơi đâu và bất kỳ thời điểm nào, chỉ cần có kết nối internet. Do các thông tin, số liệu trên phần mềm đều được cập nhật, lưu trực tuyến ngay tại thời điểm nhập.
Hiện tại, phần mềm quản lý khách sạn online ManMo 3H đang cho phép khách hàng được đăng ký dùng thử miễn phí vòng trong 1 năm. Hãy tự tạo cơ hội phát triển cho chính mình bằng cách đăng ký dùng thử ngay tại đây.
Quý khách có nhu cầu và mong muốn được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý khách sạn, vui lòng liên hệ qua hotline: 081.656.0000
Công ty cổ phần công nghệ số Mantan Việt Nam
Địa chỉ: 299 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: 081.656.0000
Gmail: manmo3h@gmail.com
